关于外国语学院召开行政教辅人员业务专题讲座

 为促进我院行政教辅人员业务水平，提高学院行政办公效率。昨日，我院在陈义华院长的组织领导下召开了本年度外国语学院第一次行政教辅人员业务专题讲座。出席的领导有：陈义华、姚凯雄、方志彪、马海燕、刘忠喜。参加的行政教辅人员有：苏海文、刘佳、牛砚田、王雯雯、冯玢、陈春梨、邢曼珺、宋诗羽、朱斯等。陈义华院长作为培训人对学院各个部门、科室的工作做出了安排，明确了各部门的岗位设置，岗位职责以及未来工作中的规范流程。陈义华院长提出：1.所有科室发布的通知，公告，公示均需要统一编号：如：教务部门：外院教函〔2022〕01，并做好各科室文件的存档。每学期各部门将文件盒中的文件按照编号顺序整理好，统一放置在院办，院办每五年整理一次。学生的实习作业，毕业论文，每六年整理一次。2.各科室秘书负责各科室相关工作报道。3.重要事项必须得到分管领导同意后按先上网，再发布到学院群的顺序进行。4.老师们填报和提交材料应设定截止日期，一旦教师本人签名不再做增减。5.发送至学院群里的文件应当做成带有水印的PDF版本。7. 行政教辅人员不可以对文件或者流程进行解释甚至扩大解释。8.各科室秘书应该掌握好与自己部门相关的数据的采集、整理、保存。最后由姚凯雄书记做总结。姚凯雄书记对行政教辅人员的工作做出了八字总结：“学习、实效、主动、服务”。姚凯雄书记提出：1、学习：行政教辅人员要积极学习与自己业务有关的知识，不断地提高自己的业务能力。2、实效：行政教辅人员要认真、按时、负责地完成各项工作。3、主动：主动思考、主动自查4、服务：对待师生要耐心，热情，要有奉献精神。此次的培训对于行政教辅人员而言受益匪浅，在未来的工作上能更好地完成各项工作，更好地服务师生。促进外国语学院向着规范化、专业化地发展。

以下为陈义华院长对行政教辅人员工作的规划部署

分工：

科研办公室（未来设置一个岗）：

科研+学科：王雯雯

研究生：刘佳

教务办：（未来设置两个岗）

大学外语：冯玢

专业：宋诗羽、陈春梨

学工部：（未来设置4个岗+副书记）

实验室（未来四个岗）：

桂林洋三个人+龙昆南一个人

院办（两个岗）

职责：

对应上面职能部门的所有工作职责

科研办公室：学科与科研处，研究生工作办公室

教务办：共建办、科研处

学工部：学工处

实验室：后勤处

院办：计划生育、工会、组织部、人事处、后勤处、宣传部等非日常工作部门

工作规范：

一、 档案保存

1. 所有科室发布的通知，公告，公示均需要统一编号：教务部门：外院教函〔2022〕01；科研部门：外院科函〔2022〕02；研究生：外院研函〔2022〕05；办公室：外院办函〔2022〕12；学工办：外院学函〔2022〕03

2. 外国语学院所有文件页眉规格：小一号华文行楷，红色

3. 学校非一次性工作文件均需要保留，各个部门拿到之后进行编号，保留纸质版

4. 学院党政联席会议决议由院办发文，学院学术委员会由科研部门发文，学院教学委员会会议由教务部门发文。

5. 学院各项工作的报道：全院一般性活动由行政秘书负责报道，学术活动由科研秘书负责报道，教学活动由教务秘书负责报道，研究生活动由研究生秘书报道，学生活动由学工办辅导员负责报道。各归口副院长和书记负责把关。

6. 各部门应该有专门的文件盒，收纳各个部门发布的文件，包括学校文件。

7. 每学期各部门将文件盒中的文件按照编号顺序整理好，统一放置在院办，院办每五年整理一次，将过期的文件收纳起来，用文件盒按照部门分类之后放置在档案馆。

8. 学生的实习作业，毕业论文，每六年一次，从档案架整理出来，做废品处理，龙昆南大学外语部以后不再设置试卷存放位置；

二、重大信息发布

一）标准与流程的制定

1. 涉及老师收入，绩效、职称、项目、获奖等重大事项的

2. 涉及本科学生转专业，推免，评优，评先，评三好的

3. 涉及研究生招录的各个环节的

4. 涉及学生成绩的

5. 涉及教师招聘的

二）发布过程

1. 重要事项必须先上网，再发布到群，不可以直接发布到群，重要事项包括与老师职称、项目、津贴、评优、评先等相关的事项（比如评优结果出来之后老师才知道不能缺项）

2. 重要事项上网前必须得到分管领导同意；

3. 不可以将过程性材料直接放到学院大群让老师来核对，有些填报资料，提交材料等，应该设置学院截止日期，截止日期到了，不得再增加，需要添加的，必须由分管领导和主要领导书面签字许可才可以，在核对过程中，一旦本人签字，不得再做增减。

4. 如果确实时间紧急，需要将材料放到群里供大家核对，必须打上核对字样的水印，制作成PDF不可修改版，以免有心人当做最终材料进行投诉。

5. 不得以微信，短信息方式回复老师关于流程，文件的解读，包括面对学生，秘书主要是按照流程来推动工作进行，不可以对文件或者流程进行解释甚至扩大解释。

6. 流程、政策等发布之后，按照文件执行即可，不可以推给学院院长，或者分管院长。

注意，上述所有（不限于上述所有）过程都应该有严格的标准，流程，学校有流程，有标准，也要先具体化，经过主管院长签字之后，才可以公布，原来没有流程，没有标准的，需要主管领导指导下制定标准和流程。没有标准，没有流程，一旦出现重大事故影响到学院的，学院对分管领导和相应秘书全院通报批评，视情节轻重扣罚津贴，有持久破坏力影响的（学工报错名单，推免出现接连投诉）。

三、数据采集

1. 报奖，报职称，报导师，报工作量的时候存在部分不实的情况，一方面，各个科室要加强工作作风，杜绝老师申报的时候存在侥幸心理，另一方面也要加强老师的诚信教育，如实申报。

2. 鉴于上述情况，各位秘书要注意从合适渠道取得数据，占据主动权，比如科研从科研处，教学从教务处，研究生从研究生院，拿到数据，注意保存，注意更新，避免出现错漏。

3. 数据采集过程中，各个部门要设置专门文件夹，按年份设置次级文件夹，将老师们的相关数据保存起来，比如教师职称，上面下来需要填报，院办就再填报一次，实际上这样是不对的，应该由院办根据掌握的数据，填写。

4. 各部门秘书应该掌握好与自己部门相关的数据，在学校需要的时候直接上报，不可以反复采集。

5. 大规模的数据采集，比如年终津贴各分值，必须由分管领导召集相关部门负责人如系部主任，学术委员，制定数据采集标准（和文件哪一条哪一款对应），然后交由党政联席会议过会，签字确认公示无异议，才能进行数据采集。

四、数据填写与上报

1. 常规报表，常规总结，常规预算，不可以接到任务直接丢给院长或者分管院长，需要大家按照手头数据填写，起草初稿，交分管院长审核，院长签字上交；

2. 竞争性的申报，需要相关部门秘书填写相关数据，然后论述部分，必须分管的院系领导自行完成，院系领导任务较重，需要协助的，必须向秘书提供详细提纲，由秘书根据提纲完成初稿。

3. 涉及学位点申报、学位点评估、学院教学成果奖申报等重大事项，学院领导应该积极作为，同时各部门秘书要能够快速提供支撑材料。

                                                                                      2022年4月22日